2. Bericht van de RvC

In 2025 begon het bestuur met het herijken van de koers en zij betrok daarbij alle relevante partijen. Deze aanpak noemen we zorgvuldig en verfrissend en we zien het eindresultaat met vertrouwen tegemoet. De aanbevelingen uit het visitatierapport 2024 zijn belangrijke input voor de koers geweest. Dankzij de gekozen bottom‑up werkwijze krijgen adviezen over wonen, verwachtingsmanagement en het delen van dilemma’s een vervolg.

De financiële positie vraagt voortdurend aandacht, zeker omdat overheidsbeleid soms verandert. In 2025 lag er een voorstel voor huurbevriezing. Tegelijkertijd stegen de bouwkosten terwijl de woonopgave in Fryslân groeide. De RvC is door de directeur-bestuurders actief betrokken bij het nadenken over de implicaties (vooral ook op lange termijn) van genoemde ontwikkelingen.

We overleggen met collega corporaties in Fryslân om de Friese opgave en middelen beter op elkaar af te stemmen. Zo werken we samen aan een financieel gezonde woningvoorraad. Een voorraad die goed aansluit op de gezamenlijke volkshuisvestelijke taak. De RvC steunt de beide directeur-bestuurders om proactief verantwoordelijkheid te nemen voor een toekomstbestendige sociale huisvesting binnen Fryslân.

De volkshuisvestelijke continuïteit is de mate waarin een woningcorporatie structureel voldoende financiële middelen heeft om haar bestaande woningvoorraad zowel kwantitatief als kwalitatief op lange termijn in stand te houden. Elkien heeft haar financieel sturingskader herijkt door het saldo volkshuisvestelijke continuïteit hiervan voortaan eveneens onderdeel te laten zijn. Daarmee wordt aangesloten bij het Duurzaam Prestatie Model van Aedes. De RvC heeft erop aangedrongen in het jaarplan 2026 de mogelijkheden te verkennen om het saldo volkshuisvestelijke continuïteit te verbeteren. Dit vraagt om fundamentele keuzes in de bedrijfsvoering en de investeringsplanning, zodat we ook in de toekomst samen thuis kunnen blijven geven.

Dit jaar heeft de organisatie veel energie gestoken in het meedenken over de gevolgen van de eventuele huurbevriezing. De RvC is in dit dossier actief betrokken als sparringpartner en adviseur, ook richting de huurdersbelangenorganisaties. Een belangrijke invalshoek in deze was het erkennen van het dilemma van de opgave voor Elkien versus de financiële belasting voor de huurders.

De RvC keurt elk jaar de begroting voor het volgende jaar goed. Ook keuren we de Meerjarenbegroting (MJB) voor de komende vijf jaar goed. De MJB is de financiële vertaling van de koers van Elkien. De financiële situatie en prestaties bespreken we via tussentijdse rapportages en themasessies. Zo houdt de RvC goed inzicht in hoe Elkien ervoor staat. 
De RvC daagt het bestuur en de organisatie voortdurend uit om maximaal te presteren op de maatschappelijke opgave ondanks en rekening houdend met de financiële druk die Elkien kent.

Woningcorporaties hebben te maken met grote (financiële) risico’s. Het bestuur zorgt ervoor dat we deze risico’s goed beheersen. De RvC houdt toezicht, beoordeelt risico’s en bespreekt ze. De RvC let ook op de soft controls. Dit houdt in dat ze let op de bedrijfscultuur en dat Elkien gewenst gedrag stimuleert.
Elkien heeft ook dit jaar op gestructureerde wijze de risicobeheersing uitgevoerd en aangereikt aan de RvC waardoor de RvC inzicht in risico’s en consequenties heeft. Hiermee kan de RvC zich een adequaat beeld vormen en haar rol ook op dit gebied naar behoren uitvoeren.

Het Treasurystatuut en het Jaarplan geven richting aan onze treasury-activiteiten. Beide documenten zijn in 2025 geactualiseerd.

Dit jaar is op aandringen van de RvC een professionaliseringsslag gemaakt waar het de omgang en interactie betreft met vele stakeholders. Er is een beter inzicht verkregen in het krachtenveld van de omgeving waarin Elkien haar werkzaamheden verricht. Intelligent interveniëren en relevante actoren tijdig betrekken bij overstijgende agenda’s draagt bij aan de resultaten van Elkien. Zowel beleidsmatig als bij het realiseren van haar operationele doelen.

Ketensamenwerking is een fundamenteel onderdeel van de koers van Elkien. Het is al vele jaren een strategische keuze voor het realiseren van onze vastgoedopgave. De voortdurende steun van de RvC voor de strategische keuzes is essentieel voor het succesvol realiseren van de opgave en het borgen van de continuïteit. Niet alleen in formele besluiten, maar ook in het uitdragen van het belang van samenwerking en vertrouwen. Zo zijn het selectietraject en de keuze van DO-partners een wezenlijk onderdeel van genoemde ketensamenwerking waar de RvC nauw bij betrokken is.

Wij werken samen met twee professionele huurdersorganisaties. Dit zijn Nieuw Elan en Huurdersbelang Fryslân. Twee commissarissen in de RvC zijn benoemd op voordracht van deze organisaties. Zij hebben regelmatig contact met de huurdersorganisaties. Elk jaar houdt de RvC een formeel overleg met beide organisaties waarbij ook de directeur-bestuurders aanwezig zijn. 
In 2025 spraken we over de kwaliteit van de samenwerking en de resultaten van de huurdersenquêtes. Daarnaast spraken we uitgebreid over hoe zorgvuldig te reageren op de aangekondigde huurbevriezing. In dit gesprek was vooral ook ruimte voor de verschillende perspectieven op dit onderwerp. Er is sprake geweest van een constructieve dialoog.

De RvC vergadert twee keer per jaar formeel met de ondernemingsraad. Eén keer in aanwezigheid van en één keer zonder de directeur-bestuurders. Actuele onderwerpen worden openhartig besproken en we benutten elkaars perspectieven. De voorzitters houden ook tussentijds informeel contact over zaken die voor beide partijen belangrijk zijn. De RvC is blij met een ondernemingsraad die deze verantwoordelijkheid serieus neemt en alle afdelingen van Elkien vertegenwoordigt.

De RvC benoemt de accountant en geeft opdracht voor de controle van de jaarstukken. BDO is sinds 2021 onze accountant. De auditcommissie spreekt regelmatig met de accountant, ook zonder bestuur. De auditcommissie en de RvC bespraken het controleplan en de managementbrief. Ook evalueren we periodiek het functioneren van de accountant. Dat heeft in 2025 niet geleid tot het bijsturen op het lopende contract met de accountant.

De RvC blijft het hele jaar goed geïnformeerd en volgt ontwikkelingen in de volkshuisvesting en beleid. Dit gebeurt via overleg met de directeur-bestuurders. Daarnaast spreken wij met de concerncontroller en de bestuurssecretaris. Twee keer per jaar overlegt de RvC met het managementteam. Eén keer in aanwezigheid van en één keer zonder de directeur-bestuurders. We bezoeken regelmatig medewerkersbijeenkomsten en gaan op werkbezoek. Dan ontmoeten we medewerkers en bewoners op locatie. Soms loopt een RvC-lid mee in de wijk met bijvoorbeeld een vakman. Dat geeft inzicht in de dagelijkse praktijk. Daarnaast ontvangen de leden wekelijks een nieuwsoverzicht van de VTW. Daarin staan actuele onderwerpen in de volkshuisvesting.

Aan het begin van het jaar stelt de RvC een jaarkalender vast met vergaderdata en onderwerpen. Alle betrokkenen ontvangen deze jaarkalender. Dit zorgt voor duidelijkheid en goede voorbereiding. Tijdens elke vergadering stelt de RvC de notulen vast en keurt hij de besluitenlijst goed. De RvC bespreekt en bewaakt de actiepunten. De verslagen van de verschillende RvC-commissies delen we vooraf. Zo kan de RvC efficiënt besluiten nemen. De voorzitter van elke commissie geeft in de RvC toelichting wanneer nodig.

De RvC is klankbord voor de directeur-bestuurders. Bij belangrijke onderwerpen betrekken zij ons vroeg. Bijvoorbeeld bij de nieuwe koers. Zo kunnen we op tijd meedenken en vragen stellen. Dit jaar werkten we bewust vanuit twee invalshoeken: agency en stewardship. Agency gaat over grenzen stellen, toetsen en verantwoordelijk houden. Stewardship gaat over ruimte geven, samen ontwikkelen en vertrouwen. De RvC wisselt bewust tussen deze rollen. Door deze aanpak ontstond meer inzicht in verwachtingen. Ook werden aannames bespreekbaar. Bestuur en RvC leerden van elkaar. Goed bestuur (governance) gaat niet alleen over regels volgen. Het gaat ook over samen leren en omgaan met onzekerheid.

De RvC is de werkgever van directeur-bestuurders Peter van de Weg en Chantal Droste. In 2025 zijn ze beiden herbenoemd voor een tweede termijn van vier jaar. De RvC besluit over benoeming, beoordeling en beloning. Ook besluit hij over schorsing of ontslag. Elk jaar stelt de RvC samen met de directeur-bestuurders een bestuursopdracht op. Deze opdracht is de basis voor het beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurders.

Er is gedurende het hele jaar veel contact met de directeur-bestuurders. De selectie- en remuneratiecommissie voert namens de RvC de beoordelingsgesprekken. Zij gebruikt daarbij informatie uit de contactmomenten met het bestuur, de organisatie en het veld.

De directeur-bestuurders zijn transparant over nevenfuncties en bespreken deze voor acceptatie met de RvC. Op deze manier wordt getoetst op (schijn van) belangenverstrengeling. In hoofdstuk 5.6 zijn de nevenfuncties van de directeur-bestuurders weergegeven.
Het bestuur meldt integriteitsschendingen bij de RvC in de vergadering. In 2025 is er één melding geweest. De RvC is meegenomen in zowel de melding als de vervolgacties die eruit voortvloeiden.

Voor 2025 paste Elkien de regels van de Wet Normering Topinkomens (WNT) toe. Deze wet bepaalt het maximale salaris van topfunctionarissen. De beloning van de directeur-bestuurders blijft binnen deze wettelijke norm.
De RvC stelt de hoogte van de beloning vast. Dit gebeurt op voorstel van de selectie- en remuneratiecommissie. De beloning past binnen het beloningsbeleid van Elkien. De accountant heeft dit gecontroleerd en goedgekeurd. Het beleid staat op onze website.

De RvC werkt met een profielschets voor de benoeming van leden. Daarin staat welke kennis en ervaring nodig zijn. De leden vullen elkaar aan en werken goed samen. Ze spreken elkaar ook kritisch aan. De RvC vindt diversiteit en inclusiviteit belangrijk.

Aan het einde van een benoemingstermijn beoordeelt de RvC of de profielschets nog past. Nieuwe ontwikkelingen vragen soms om andere accenten. Denk aan digitalisering, AI en strategisch werkgeverschap.

Per 1 september 2025 trad mevrouw M.P. Sulter-Zeinstra af. Zij was niet herbenoembaar. De RvC stelde een selectiecommissie in. Na een positief oordeel van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en na overleg met de ondernemingsraad benoemde de RvC mevrouw A.D. Wajer per 15 oktober 2025. Na het vertrek van mevrouw Sulter-Zeinstra werd de heer J.N.M. Haerkens voorzitter. Ook de commissies kregen een nieuwe samenstelling.

De RvC is zo samengesteld dat ieder lid onafhankelijk en kritisch kan toezien. Leden melden nieuwe nevenfuncties direct.

De RvC van Elkien bestaat per 31 december 2025 uit de volgende vijf leden:

• De heer J.N.M. Haerkens | voorzitter RvC | lid selectie- en remuneratiecommissie
• Mevrouw E. Hepping | vicevoorzitter RvC | voorzitter selectie- en remuneratiecommissie | lid auditcommissie
• Mevrouw J.C. Lens | lid RvC | voorzitter auditcommissie
• De heer H.J. Venema | lid RvC | voorzitter commissie ESG
• Mevrouw A.D. Wajer | lid RvC | lid commissie ESG

Onderstaande tabel geeft de nevenfuncties van de leden van de RvC weer.

De RvC hecht veel waarde aan integriteit en openheid. De leden houden onafhankelijk toezicht. Er zijn geen belangen die botsen met hun functie. De RvC toetst de onafhankelijkheid ieder jaar. Dat gebeurt ook bij nieuwe nevenfuncties. Geen van de leden bezit huurwoningen in het werkgebied van Elkien.

De RvC is aanspreekbaar op en legt verantwoording af over het gehouden toezicht.

De RvC besprak haar eigen functioneren in twee bijeenkomsten. Een externe adviseur begeleidde deze gesprekken. De leden reflecteren in deze gesprekken actief op hun rol en samenwerking.

Daarnaast investeren de leden van de RvC in scholing en ontwikkeling en delen hun nieuwe kennis met elkaar. De RvC volgt het reglement Permanente Educatie van de VTW. De leden behaalden allen de verplichte vijf PE-punten.

Leden van de RvC worden benoemd voor maximaal vier jaar. Daarna is herbenoeming een keer mogelijk.Kandidaten moeten voldoen aan de profielschets. Alle leden van de RvC zijn lid van de VTW. Bij de bezoldiging volgt de RvC de beroepsregels van de VTW. Dit past binnen het vastgestelde beloningsbeleid van Elkien.

In 2025 vergaderde de RvC vier keer regulier. Daarnaast waren er vier extra vergaderingen met de directeur-bestuurders. Vooraf houdt de RvC altijd een intern vooroverleg.

Volgens reglement werkt de RvC met drie commissies. Alle leden nemen deel aan minimaal één commissie. De commissies bereiden onderwerpen voor en adviseren de RvC. Daarna nemen de RvC-leden gezamenlijk een besluit.

• Selectie- en remuneratiecommissie: deze commissie bestond eind 2025 uit mevrouw Hepping (voorzitter) en de heer Haerkens. De commissie vergaderde drie keer in aanwezigheid van de directeur-bestuurders. Zij adviseert over benoeming, beloning en arbeidsvoorwaarden van bestuurders en commissarissen.
• Auditcommissie: de auditcommissie bestond uit mevrouw Lens (voorzitter) en mevrouw Hepping. De commissie vergaderde vier keer in aanwezigheid van de directeur-bestuurders. De commissie adviseert over financiën, risicobeheersing en interne controle.
• Commissie ESG: de commissie ESG bestond uit de heer Venema (voorzitter) en mevrouw Wajer. Ze vergaderden vier keer in aanwezigheid van de directeur-bestuurders. De commissie bereidt het toezicht van de RvC voor op maatschappelijke thema’s. Zij kijkt naar de relatie met stakeholders en hun invloed op beleid. Ook bespreekt zij hoe het bestuur invulling geeft aan de maatschappelijke rol van Elkien.
• Andere overleggen: de voorzitter overlegt regelmatig met de directeur-bestuurders en de bestuurssecretaris. Zij bereiden samen de vergaderingen voor. Daarnaast spreekt de voorzitter apart met de directeur-bestuurders over actuele onderwerpen. Twee keer per jaar organiseert de RvC een themabijeenkomst. In het voorjaar ging het over de zelfevaluatie en de mogelijke huurbevriezing. Ook de huurdersorganisaties sloten hierbij aan. In het najaar stond wonen, welzijn en zorg centraal. De RvC bezocht wijkcentrum Bilgaard in Leeuwarden en sprak met medewerkers over hun werk in de wijk.
• Gesprek met de Autoriteit woningcorporaties (Aw): De Autoriteit woningcorporaties ziet er op toe dat woningcorporaties hun kerntaak goed kunnen blijven vervullen: zorgen dat mensen met een laag inkomen goed en betaalbaar kunnen wonen. Daarbij houdt de Aw integraal toezicht. In het kennismakingsgesprek met de nieuwe inspecteur is o.a. gesproken over streefhuren, dagelijks onderhoud en het fraude responseplan. Daarnaast is gesproken over doorontwikkeling naar gebiedsgericht werken en de samenwerking met collega woningcorporaties. Beide partijen kijken met waardering terug op het gevoerde open gesprek.

Op 6 mei 2026 besprak de RvC de jaarrekening en het bestuursverslag met de accountant. Daarbij lag ook het volkshuisvestelijk verslag op tafel. De RvC nam kennis van de controleverklaring. Daarna stelde zij de jaarrekening vast. De jaarrekening is opgesteld door de directeur-bestuurders. De RvC verleende décharge voor het gevoerde beleid en aan haar eigen leden.

De RvC dankt alle betrokkenen voor hun inzet. Dat geldt voor ketenpartners, Huurdersbelang Fryslân en Nieuw Elan. Ook danken wij de directeur-bestuurders, het managementteam, de ondernemingsraad en alle medewerkers. Dankzij hun inzet boeken we goede resultaten. In een onzekere omgeving blijft Elkien een betrouwbare en stevige partner voor de samenleving.