Terugblik 2024
De Raad van Commissarissen kijkt met voldoening en trots terug op het jaar 2024. Een jaar dat in het teken stond van de visitatie van Elkien (conform de Woningwet). Hetgeen een belangrijke toets is voor de ingezette koers Samen thuis geven.
In dit jaar heeft Elkien zich daarnaast wederom bewezen als een wendbare organisatie die betrouwbaar en slagvaardig inspeelt op de dynamische ontwikkelingen, zowel intern als extern. De wereld draait door, en de vraagstukken op maatschappelijk, politiek en financieel vlak worden alleen maar ingewikkelder. Dat betekent dat aan ons gevraagd wordt dat we onze aanpak op gebied van toezicht, sturing en besluitvorming steeds professioneler en flexibeler maken.We staan stil bij een drietal onderwerpen die de revue hebben gepasseerd in 2024 en voor de RvC van belang zijn om te benoemen; de Visitatie 2024, Environmental, Social en Governance (ESG) en Gebiedsgericht werken.
Visitatie 2024
In 2024 is de periodieke visitatie verricht door Cognitum over de periode 2020 – 2023. De Raad heeft met interesse en waardering kennisgenomen van de bevindingen van de visitatiecommissie. De visitatie betreft een periode waarin Elkien de koers Samen thuis geven heeft vormgegeven. De visitatiecommissie her- en erkent deze koerswijziging en benadrukt het belang ervan. Waarbij zij nadrukkelijk de relatie legt met de maatschappelijke waarde en de verankering van Elkien binnen de Friese sociale huurwoningmarkt. De commissie bevestigt dat de organisatie door duidelijke keuzes te maken zowel financieel als organisatorisch goed is toegerust om de maatschappelijke opgave waar te maken.
Naast de brede waardering van de commissie voor de resultaten van onze koers Samen thuis geven, biedt de commissie ons ook handvatten om deze koers verder te verstevigen en te verankeren. Elkien is gericht op leren en verbeteren en daarom omarmen we de genoemde aandachts- en verbeterpunten.
Als sterke punten geeft de visitatiecommissie onder andere aan de focus van Elkien op waardering van haar bewoners, ketensamenwerking en gebiedsgericht werken. We vinden het waardevol dat de commissie duiding geeft aan de verschillende visies van stakeholders. En dat de commissie bevestigt dat Elkien op innovatieve manier samenwerkt aan het realiseren van maatschappelijke waarde, ondanks de soms uiteenlopende verwachtingen van stakeholders op het gebied van betaalbaarheid, beschikbaarheid en kwaliteit.
Voor de visitatie is input opgehaald bij stakeholders binnen en buiten Elkien. Een woord van dank voor de bijdrage van o.a. de betrokken gemeenten, huurderbelangenorganisaties en medewerkers.
Nieuwsgierig naar het hele visitatierapport?
Klik hier
ESG
Naast het bestuur heeft ook de Raad steeds meer aandacht voor onze activiteiten als maatschappelijke organisatie rondom duurzaamheid en het maken van ‘sociale impact’. In 2024 heeft binnen de Raad een evaluatie van de stakeholderscommissie plaatsgevonden. Daarbij zijn de aandachtspunten van de commissie verbreed naar de ESG-thema’s (Environmental, Social en Governance). De naam van de commissie is in verband daarmee gewijzigd van stakeholderscommissie naar commissie ESG.
Gebiedsgericht werken
Onderdeel van de koers Samen thuis geven is het realiseren van een hogere bewonerstevredenheid. Gebiedsgericht werken is binnen de koers een belangrijk middel om dat doel te bereiken. In het verslagjaar lag daarbij de focus op de transformatie van de afdeling Wonen. Het geeft de RvC vertrouwen dat de eerste resultaten zichtbaar worden. De bewonerstevredenheid stijgt.
Daarnaast is in het verslagjaar de onderzoeksfase voor Gebiedsgericht werken fase 2 ingezet. Met een brede participatie van medewerkers, MT en Ondernemingsraad wordt een plan ontwikkeld voor implementatie van gebiedsgericht werken in de rest van de organisatie. De Raad kijkt met belangstelling uit naar het vervolg.
Huurbevriezing 2025
In het voorjaar van 2025 heeft het kabinet aangekondigd om de huren van sociale woningen in 2025 en 2026 te bevriezen. Deze maatregel heeft grote impact op de operationele kasstromen van corporaties en op hun investeringsplannen. De RvC gaat in de loop van 2025 in gesprek met het bestuur over de consequenties van de huurbevriezing voor Elkien.
Dankwoord
De Raad van Commissarissen sluit 2024 positief af en waardeert de toewijding, inzet en professionaliteit van de medewerkers, de ondernemingsraad, het managementteam en het bestuur. "Samen thuis geven" is niet alleen een koers op papier maar wordt in de praktijk vormgegeven, zowel in maatschappelijke prestaties als in samenwerking met stakeholders. De Raad dankt eenieder die heeft bijgedragen aan het realiseren van de gestelde doelen en eindigt met de woorden van de visitatiecommissie; “Elkien staat er duidelijk anders voor dan vier jaar geleden en dat geeft hoop, energie en vertrouwen”.
Namens de Raad van Commissarissen,
Marjolein Sulter- Zeinstra
Voorzitter
Samenstelling 2024
De Raad van Commissarissen van Elkien bestaat in 2024 uit de volgende vijf leden:
- Mevrouw M.P. Sulter-Zeinstra, voorzitter RvC, lid remuneratiecommissie
- De heer J.N.M. Haerkens, vicevoorzitter RvC, voorzitter auditcommissie, voorzitter remuneratiecommissie
- Mevrouw E. Hepping, lid RvC, voorzitter commissie ESG
- Mevrouw J.C. Lens, lid RvC, lid auditcommissie
- De heer H.J. Venema, lid RvC, lid ESG-commissie
In 2024 zijn geen mutaties in de samenstelling van de RvC geweest.
Nevenfuncties
De RvC is zo samengesteld dat iedere commissaris onafhankelijk en kritisch kan bijdragen aan het toezicht door de RvC. Nieuwe nevenfuncties van de leden worden in de RvC gemeld en besproken, waarna wordt vastgesteld of deze in de weg staan aan onafhankelijk en kritisch toezicht. In onderstaande tabel de functies en nevenfuncties van de RvC leden.
Nevenfuncties RvC leden
| Naam | Benoemd | Zitting tot | Beroep in 2024 | Nevenfuncties in 2024 | Honorarium 2024 in € |
|---|---|---|---|---|---|
| Mr. Drs. M.P. Sulter-Zeinstra | 01-09-17 | 01-09-2025 (herbenoemd op 01-09-21) | Juridisch adviseur / eigenaar Zeinstra Advies | Voorzitter Raad van Commissarissen Wierden & Borgen; | 26.160 |
| (v, 1970) | Lid Raad van Commissarissen Woonconcept; | ||||
| Voorzitter | Docent Wagner & Compagny; | ||||
| Docent Avicenna; | |||||
| Lid Raad van Toezicht Stichting Radiotherapeutisch Instituut Friesland. | |||||
| J.N.M. Haerkens (MIB) | 01-09-19 | 01-09-2027 (herbenoemd op 01-09-23) | Zelfstandig professional | Voorzitter bestuur Nationale Parken Dwingelderveld, Drents Friese Wold en Holtingerveld; | 17.440 |
| (m, 1958 ) | Voorzitter Raad van Toezicht Biblionet Drenthe; | ||||
| Lid; benoemd op voordracht huurdersorganisaties | Voorzitter Raad van Toezicht Gebiedsfonds Oostermoer Windpark; | ||||
| Secretaris Noordelijk Cultuurfonds; | |||||
| Voorzitter Vereniging de Hamerlanden. | |||||
| Drs. E. Hepping | 10-04-20 | 10-04-2024 (herbenoemd op 10-04-24) | Manager Vastgoed en Techniek, Frisius MC | Geen | 17.440 |
| (v, 1966) | |||||
| Lid; benoemd op voordracht huurdersorganisaties | |||||
| Ir. Drs. J.C. Lens | 15-06-23 | 15-06-2027 (herbenoembaar) | Directeur Finance & Control, Stichting Isala Klinieken Zwolle | Lid algemeen en dagelijks bestuur stichting Alde Fryske Tsjerken; | 17.440 |
| (v, 1969) | Lid Raad van Toezicht Certe Medische Diagnostiek & Advies. | ||||
| Lid | |||||
| Drs. Ing. H.J. Venema | 24-11-23 | 24-11-2027 (herbenoembaar) | Directeur Economic Board Innovatiepact Fryslan / | Lid Raad van Toezicht Waddenacademie; | 17.440 |
| (m, 1983) | Kwartiermaker Strategie & External Affairs, NHL Stenden Hogeschool | Lid Raad van Toezicht Tryater; | |||
| Lid | Bestuurslid De Kanselarij; | ||||
| Bestuurslid BeStart Boosting Climate Tech; | |||||
| Vice-voorzittter bestuur Doarpstún & Iepenloftspul Snakkerburen; | |||||
| Lid Raad van Advies Holwerd aan Zee. |
Permanente educatie
PE-punten RvC
| RvC lid | 31-12-24 | 31-12-23 |
|---|---|---|
| Mevr. M.P. Sulter-Zeinstra | 29 punten | 13 punten |
| Dhr. J.N.M. Haerkens | 22 punten | 16 punten |
| Mevr. E. Hepping | 2 punten | 14 punten |
| Mevr. J.C. Lens | 12 punten | 12 punten |
| Dhr. H.J. Venema | 22 punten | 6 punten |
De leden van de RvC voldoen aan de verplichting tot Permanente Educatie, zoals vastgelegd in de Governancecode en de Permanente Educatie-systematiek van de VTW. Regel is dat jaarlijks tenminste 5 PE-punten worden behaald. Het is voor toezichthouders mogelijk om maximaal 5 PE-punten van het voorgaande jaar ‘mee te nemen’ naar het volgende jaar als de toezichthouder in dat jaar een overschot had.
De leden van de RvC hebben door het bijwonen van diverse (online) seminars, workshops en voorlichtingsbijeenkomsten het in de tabel hieronder genoemde aantal PE-punten behaald. Alle leden hebben in 2024 aan de PE-verplichting voldaan.
Verslag van de RvC
Toezicht
De Raad van Commissarissen houdt toezicht op Elkien. Basis voor dit toezicht is wet- en regelgeving, de governancecode woningcorporaties 2020, de statuten van Elkien, de reglementen van Bestuur, de Raad van Commissarissen, de remuneratiecommissie, de auditcommissie en de commissie ESG.
Naleving governancecode woningcorporaties 2020
De Raad van Commissarissen leeft de principes van de Governancecode woningcorporaties 2020 na en heeft geconstateerd dat in overeenstemming met de governancecode is gehandeld (pas toe) en is gerapporteerd in dit Jaarverslag.
Zelfevaluatie RvC
In overeenstemming met de governancecode evalueert de Raad van Commissarissen zich jaarlijks. De evaluatie van de Raad over 2024 heeft in december plaatsgevonden en is uitgevoerd onder begeleiding van een externe adviseur, mevrouw M. Engbers van Reconsulting. De leden van de Raad hebben intensief met elkaar gesproken. Er is een verslag/actielijst opgesteld welke is vastgesteld in de vergadering van december 2024.
Remuneratie commissarissen en bestuur
Honorering van commissarissen en bestuurders vindt plaats op basis van het in 2023 door de RvC vastgestelde beloningsbeleid.
Voor de honorering van de commissarissen wordt de Beroepsregel Honorering Commissarissen van de VTW gevolgd. De betalingen in 2024 zijn opgenomen in het overzicht ‘Samenstelling Raad van Commissarissen Elkien’ en in hoofdstuk 11 van de jaarrekening 2024.
Op de bezoldiging van de bestuurders is de WNT van toepassing. Overige arbeidsvoorwaardelijke regelingen en kostenvergoedingen volgen de bepalingen uit de CAO Woondiensten en de eigen regelingen voor het personeel.
Rooster van aftreden
Conform het rooster van aftreden van de Raad van Commissarissen is mevrouw Hepping op voordracht van de huurdersorganisaties herbenoemd voor een tweede termijn.
Jaarlijkse beoordeling en bezoldiging bestuur
Met beide bestuurders heeft een beoordelingsgesprek plaatsgevonden. Het gesprek is gevoerd door de remuneratiecommissie, nadat de commissie de inhoud ervan met de andere RvC-leden had voorbereid.
De Raad van Commissarissen heeft besloten om beide bestuurders te herbenoemen voor een tweede termijn van vier jaar. De herbenoeming van dhr. Van de Weg gaat in per 1 januari 2025. De herbenoeming van mw. Droste gaat in per 1 juni 2025.
Met beide bestuurders zijn nieuwe arbeidsovereenkomsten gesloten.
Portefeuilleverdeling, nevenfuncties en lidmaatschappen bestuur
In 2024 waren de bestuurders verantwoordelijk voor de volgende portefeuilles en oefenden de bestuurders de volgende nevenfuncties uit:
Portefeuilleverdeling bestuur
| Bestuurder | Portefeuilleverdeling |
|---|---|
| De heer P. W. van de Weg | Financiёn & Middelen |
| Vastgoedrealisatie & Onderhoud en Vastgoedsturing | |
| Informatisering & Automatisering | |
| Mevrouw C. Droste | Wonen |
| Omgeving & Organisatie (Relatiemanagement, HRM, Communicatie, Beleid & Implementatie) |
Nevenfuncties bestuur
| Bestuurder | Nevenfunctie | Bezoldiging |
|---|---|---|
| De heer P. W. van de Weg | Bestuurslid Vereniging Friese Woningcorporaties | Bezoldiging ten bate van Elkien |
| Bestuurslid Freonen fan Fossylfrij Fryslân | Onbezoldigd | |
| Bestuurslid DataFryslân | Onbezoldigd | |
| Mevrouw C. Droste | Bestuurslid Aedes | Bezoldiging ten bate van Elkien |
| Lid Raad van Advies Planbureau Fryslân | Onbezoldigd | |
| Lid permanente commissie van de Provinciale Klachtencommissie Woningcorporaties Fryslân | Onbezoldigd |
Permanente educatie bestuurders
De bestuursleden voldoen aan de verplichting tot Permanente Educatie. In de Governancecode is opgenomen dat bestuurders van woningcorporaties PE-punten moeten behalen. Aedes heeft dit bepaald op 108 PE-punten in drie jaar tijd. De heer P. van de Weg heeft in 2024 in totaal 34,50 PE punten behaald. Mevrouw C. Droste heeft in 2024 totaal 93,50 PE punten behaald. De RvC heeft geconstateerd dat daarmee voldaan is aan de PE-verplichting.
Vergaderingen RvC
De Raad van Commissarissen is in 2024 vijf keer in plenaire vergadering bijeengekomen. Bij deze vergaderingen waren het bestuur, de concerncontroller, de bestuurssecretaris en de directiesecretaresse van Elkien aanwezig. De vergaderingen vonden in een open en constructieve sfeer plaats. Het bestuur is transparant en verstrekt meer dan voldoende informatie. De kwaliteit van de aangeboden stukken is hoog. De Raad is dan ook van mening dat hij in voldoende mate invulling heeft kunnen geven aan zijn rollen.
De Raad heeft kennisgenomen van de cultuur binnen Elkien door regelmatig aanwezig te zijn bij diverse medewerkersbijeenkomsten. De commissarissen ontmoeten elkaar in een informeel overleg voorafgaand aan de RvC-vergaderingen én na afloop van de RvC-vergaderingen met het bestuur, concerncontroller, bestuurssecretaris en directiesecretaresse.
De Raad heeft onder meer de volgende onderwerpen (verdeeld per commissie) besproken of daar goedkeuring aan verleend:
- Audit: Controlplan 2024, bevindingen control en interne risicobeheersing, de fraude-risicorapportage, huurverhoging 2024, accountantsverslag BDO 2023, Bod gemeenten, managementrapportages, treasurybeleid, derivaten en afwikkeling renteswaps, managementletter BDO, Meerjarenbegroting 2025-2029, visies op duurzaamheid, leefbaarheid en opdrachtgeverschap inkoop- en aanbesteding, jaarplan 2025, portefeuilleplan 2025 – 2035, Investeringsstatuut, investeringsbesluiten;
- Remuneratie: opdracht bestuur 2024, herbenoeming bestuurders, visie op opleidingen, herbenoeming mw. Hepping en voorbereiding werving nieuw RvC-lid, visitatie 2024, honorering bestuur en commissarissen 2025, zelfevaluatie 2024;
- ESG: Scope en inrichting commissie, reglement commissie, stakeholdersmanagement, samenwerking en financiering huurdersorganisaties, bod en prestatieafspraken gemeenten, portefeuilleplan, visie op opdrachtgeverschap inkoop- en aanbesteding;
- Overige zaken: Aedes benchmark, integriteit en veiligheid, strategische risico’s en de beheersing daarvan.
De Raad is daarnaast geïnformeerd over: Borgingsbrief WSW, beoordelingsbrief Aw, ontwikkelingen duurzaam prestatiemodel en solidariteit, ontwikkelingen gebiedsgericht werken, jaarverslag Provinciale klachtencommissie, sociale veiligheid en innovatie.
Commissies RvC
De Raad van commissarissen is toezichthouder, werkgever en heeft de advies- en klankbordfunctie voor het bestuur. De Raad rekent de maatschappelijke rol naar stakeholders eveneens tot zijn takenpakket. Om deze rollen goed uit te kunnen voeren, zijn drie commissies van de Raad van Commissarissen gevormd. De Auditcommissie behandelt met name de financiële onderwerpen en voorgenomen investeringsbesluiten. De Commissie ESG behandelt vooral de maatschappelijke rol van Elkien. De rol als werkgever is belegd bij de Remuneratiecommissie. Van de klankbordfunctie wordt in alle gremia gebruik gemaakt.
De commissies zijn belast met het voorbereiden van het toezicht door de Raad van Commissarissen van Elkien. In 2024 heeft de auditcommissie vier keer vergaderd, de remuneratiecommissie drie keer en de commissie ESG vier keer.
Overige bijeenkomsten RvC
Naast de plenaire vergaderingen van de RvC en de commissies heeft de Raad van Commissarissen in 2024 overlegd gevoerd met diverse stakeholders en themabijeenkomsten en medewerkersbijeenkomsten bijgewoond. Ook is er tweemaal een gesprek geweest met het MT, zonder de bestuurders.
De RvC ziet deze bijeenkomsten niet alleen als een moment om nader geïnformeerd te worden, maar ook als een moment waarop hij door de belanghebbenden kan worden aangesproken op het gehouden toezicht en hij hierover verantwoording kan afleggen.
Themabijeenkomsten RvC
Tweemaal per jaar wordt er een themabijeenkomst gepland, waar meer tijd en ruimte is voor het uitwisselen van informatie en gezichtspunten. In juni was de eerste themabijeenkomst van de RvC. In de ochtend is de Raad van Commissarissen geïnformeerd over de resultaten van de vlootschouw MT en de cultuurontwikkeling. En over de strategische personeelsplanning en de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek.
In de middag zijn vertegenwoordigers van de huurdersorganisaties aangesloten. Met de huurdersorganisaties heeft de Raad vervolgens aan de hand van presentaties gesproken over de contouren van het portefeuilleplan en de funderingsproblematiek. De dag is afgesloten met een rondleiding langs twee ontwikkelprojecten in Grouw.
In oktober heeft de tweede themabijeenkomst plaatsgevonden. De Raad van Commissarissen is geïnformeerd over de digitale transformatie en cybersecurity binnen Elkien. Daarnaast is de RvC geïnformeerd over de inbedding van continu verbeteren binnen de organisatie van Elkien.
Huurdersorganisaties
In oktober is door de voltallige RvC gesproken met de huurdersorganisaties. De samenwerking tussen de huurdersorganisaties en Elkien in brede zin, de adviezen van de huurdersorganisaties en de opgave en mogelijkheden van Elkien zijn besproken.
Het overleg met de huurdersorganisaties is open en constructief en heeft in een goede sfeer plaatsgevonden.
Ondernemingsraad
De Raad van commissarissen heeft in 2024 tweemaal met de ondernemingsraad gesproken, éénmaal met en éénmaal zonder bestuurders. Gesproken is over de zichtbaarheid van de OR, Gebiedsgericht werken, de samenwerking tussen OR en bestuur en de bedrijfscultuur.
Het contact en de overleggen tussen de OR en de RvC verlopen open en constructief en vinden in een goede sfeer plaats.
Onafhankelijk accountant
Vanaf 2021 is BDO de accountant van Elkien. De vergaderingen tussen de RvC en BDO stonden in het teken van het controleplan, de managementletter en het accountantsverslag over 2023. De Raad heeft geconstateerd dat BDO met veel kennis van zaken het controleplan heeft uitgevoerd.
Overige activiteiten RvC
De leden van de RvC zorgen ervoor dat zij voortdurend op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in de branche en de benodigde kennis en ervaring op te doen. De commissarissen van Elkien zijn lid van de Vereniging Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en de leden ontvangen de informatie vanuit dit netwerk. Commissarissen nemen deel aan seminars en andere educatie en informatiebijeenkomsten.
Daarnaast houden de commissarissen vakliteratuur en de media bij en ontvangen zij relevante en interessante informatie van het bestuur en middels een nieuwsfeed. De Raad van Commissarissen heeft toegang tot het intranet van Elkien. Met deze toegang tot intranet is volledige transparantie en inzicht in de documenten en activiteiten van Elkien.