8. Interne beheersing en risicomanagement

De financiële relatie tussen corporaties en overheid krijgt vorm door middel van belastingen en door wetgeving rondom bijvoorbeeld kwaliteits- en duurzaamheidseisen, bouwverplichtingen huur- en toewijzingsbeleid, zoals bijvoorbeeld de verplichte eenmalig huurverlaging in 2023. De landelijke politiek heeft daarmee een belangrijke invloed op het kunnen uitvoeren van onze strategie. We anticiperen hierop door politieke ontwikkelingen nauwlettend te volgen en door onze financiële positie met risicobuffer continu te bewaken. 

Met het Wetsvoorstel Versterken Regie Volkshuisvesting komt er vanuit het Rijk meer regie op provincies en gemeenten en, zoals het er nu uitziet,  komen corporaties ook meer onder die regie te staan. Daarnaast zijn in 2022 de Nationale Prestatie Afspraken afgesloten met als uitgangspunt dat corporaties hun investeringscapaciteit volledig benutten en geen risicobuffers aanhouden. Ook is hierin opgenomen, uit het oogpunt van maximale onderlinge solidariteit, dat corporaties hun investeringscapaciteit zo nodig inzetten voor collega corporaties. In de nieuwe Governancecode die is ingegaan per 1 januari 2023 is ook een bepaling opgenomen over meer dwingende solidariteit in de sector.

Met deze ontwikkelingen kan de positie van de corporaties wezenlijk veranderen. We lopen risico op, en zien een verminderde regie op het realiseren van onze strategie en verminderde eigenstandige verantwoordelijkheid. We volgen de lokale en nationale politieke ontwikkelingen nauwlettend zodat we waar mogelijk invloed uit kunnen oefenen of tijdig in kunnen spelen op veranderingen.

Daarnaast is het voor de positie van woningcorporaties ook van cruciaal belang dat zij zelf tijdig inspelen op dominante trends in de samenleving. Hierbij valt te denken aan:

• De digitale samenleving: technologie is dé aanjager van sterke veranderingen rondom de wijze waarop we communiceren, samenwerken, produceren maar ook hoe we wonen, leven en voor elkaar zorgen.
• Nieuwe businessmodellen: nieuwe modellen spelen voortdurend in op veranderende behoeften.
• Samenredzaamheid: huurders willen zelf invloed op en zelfbeschikking over hun dagelijks leven en wonen.
• Klantgedreven: de behoefte van klanten aan 24/7 dienstverlening, comfort en gemak is haast grenzeloos.
• Circulaire economie: de komende jaren zal afval steeds meer verdwijnen en de grondstof worden van een volgend product. Dat heeft grote impact op de productiecyclus én materialen van nieuwe woningen.
• Transparantie: iedereen is met elkaar verbonden, informatie is vrij toegankelijk; tegelijkertijd is er een grote behoefte aan privacy en veiligheid.

Jaarlijks bij het opstellen van het Jaarplan staan we stil bij ontwikkelingen in de maatschappij en in welke mate deze zouden moeten leiden tot bijstelling van onze plannen en koers.

De afgelopen periode was er sprake van sterk oplopende bouw- en onderhoudskosten, oplopende rente en algehele inflatie. De hogere inflatie mogen en kunnen wij, vanuit het betaalbaarheidsperspectief, nauwelijks doorberekenen in de huren. Vanwege de huidige woningmarktcrisis en energiecrisis zijn de corporaties voornemens de komende jaren fors te gaan investeren. Het gevolg is een toenemende lening portefeuille tegen rentes die aanzienlijk hoger liggen dan we de afgelopen jaren gewend waren. Daarnaast heeft de hogere rente ook gevolgen voor de disconteringsvoet in de markt- en beleidswaarde en daarmee een negatief effect op de waarde van ons vastgoed. 

Door deze stijgende kosten en beperkte mogelijkheid om de inkomsten te verhogen ontstaat druk op ons verdienmodel. De mogelijkheid om extra financiering aan te trekken is niet oneindig. We realiseren ons dat we op termijn het tegengaan van de technische en functionele veroudering van ons bezit moeten financieren uit onze operationele kasstroom. Daarom heeft Elkien kaders opgesteld voor een toekomstbestendig bedrijfsmodel. Daarom sturen we strak op deze kaders en monitoren we voortdurend of de steeds veranderende omstandigheden vragen om bijstelling van onze plannen.

We zien de samenstelling in de wijken en buurten veranderen. Dit wordt versterkt door dat corporaties alleen nog mensen met de laagste inkomens mogen huisvesten, ouderen langer zelfstandig moeten blijven wonen en de huisvesting van statushouders toeneemt. Dit leidt, in combinatie met het doorgeven van armoede op generaties in wijken, tot het risico van een concentratie van sociale problematiek in de wijken. Dit kan leiden tot verminderde klanttevredenheid, hogere kosten voor onderhoud en leefbaarheid en verminderde verhuurbaarheid en waarde van ons vastgoed. 

De oplossing van deze maatschappelijke problematiek vraagt om een brede aanpak vanuit verschillende betrokken partijen. Elkien kiest hierbij de rol van netwerkregisseur om zo, samen met stakeholders en ketenpartners, bij te dragen aan een goed woon- en leefklimaat.  Enerzijds door investeringen in ons vastgoed en  grootschalige wijkvernieuwingen. Anderzijds door samen met gemeenten te werken aan maatregelen die de balans tussen draagkracht en draaglast versterken. Bijvoorbeeld met het programma Leeuwarden-Oost dat als doel heeft om de kans-ongelijkheid te verkleinen. Of met de convenanten “Langer thuis’,  dat vooral gericht is op ouderen, en ‘Weer thuis’, gericht op doelgroepen die uitstromen uit opvang en beschermd wonen. Ook starten we in 2023 met een grootschalige pilot voor gerichte toewijzing in dorpen ter vergroting van de binding van huurders met het dorp, wat naar verwachting ten goede komt van de leefbaarheid. 
Tot slot starten we in 2023 binnen Elkien met Gebiedsgericht werken waarmee we onze dienstverlening nog beter kunnen afstemmen op de behoeften in de verschillende gebieden. 

De samenstelling van de bevolking en huishoudens wijzigt. Dit heeft gevolgen voor het type en de grootte van de benodigde woningen. Hierdoor lopen we het risico dat delen van het woningbezit niet meer aan de vraag voldoen. We zien voor Elkien extra risico's doordat in Fryslân een verschuiving plaatsvindt van de plattelandsgebieden naar de stedelijke kernen. Hierdoor lopen we het risico op een toenemende leegstand in de krimp-gebieden. We spelen hier op in door het jaarlijks herijken van onze portefeuilleplan op basis van een analyse van de markt, de omgeving en ons bezit in combinatie met de financieel-economische ontwikkelingen.

Het gebruik van nieuwe technologieën brengt cyber- en privacy risico’s met zich mee. Ook vraagt de gegevensverwerking en opslag van persoonsgegevens om steeds meer bescherming. Organisatie breed zijn hiertoe de benodigde maatregelen getroffen zoals het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming, een ‘Security Officer’ en, met ingang van 2023, ook een ‘Privacy Officer’. Elkien onderneemt diverse activiteiten om er voor te zorgen dat er onder de medewerkers blijvende aandacht is voor het belang van informatiebeveiliging en privacybescherming. 

De krapte op de arbeidsmarkt hield ook in 2022 aan. Voor de inzet van personeel in de bouw- en het  onderhoud heeft Elkien langjarige afspraken gemaakt in het kader van ketensamenwerking. Daarnaast investeert Elkien in aantrekkelijk werkgeverschap om toekomstig talent en leiderschap aan te kunnen trekken. In 2023 werken we aan onze Strategische Personeelsplanning en inventariseren we welke acties we kunnen ondernemen om ook in de toekomst over een kwantitatief en kwalitatief goede bezetting te kunnen beschikken. We realiseren ons dat dit een cruciaal element is voor onze strategische doelstelling om een wendbare organisatie te zijn en te blijven. 

Door de bodemdaling die in grote delen van ons land optreedt ontstaat het risico op funderingsproblemen zoals scheuren en verzakkingen van woningen. Ook de huurwoningen in bezit van Elkien kunnen te maken krijgen met funderingsproblemen. Daarom werkt Elkien voortdurend aan het vergroten van kennis over en inzicht in de problematiek van funderingsschade en ontwikkelen we een aanpak van deze funderingsschade.

De medewerkers van Elkien werken dagelijks aan ons motto: ‘Samen thuis geven’. Integriteit vinden we hierbij heel belangrijk, daarom hebben we een integriteitsbeleid en een ‘meldregeling integriteit’ opgesteld en hier aandacht aan besteed in de organisatie. Beide documenten zijn te vinden op onze website.

Fraude kent vele verschijningsvormen, zoals woonfraude, belangenverstrengeling, risico's omtrent betalingsverkeer, het onttrekken van activa en verslaggevingsfraude. Risico’s rondom fraude en niet-integer handelen, en de beheersing daarvan, zijn onderwerpen die periodiek aandacht behoeven en krijgen van het bestuur en RvC. Deze risico’s en de beheersing daarvan zijn onderdeel van het Control & Auditplan dat jaarlijks met de RvC wordt besproken. Aanvullend wordt -  als houvast voor bestuurders en toezichthouders bij de beoordeling van de fraudebeheersing - jaarlijks door de concerncontroller de Rapportage Frauderisicobeheersing opgesteld.

De algemene conclusie uit de vorige frauderisicoanalyses - dat Elkien niet wordt getypeerd als een organisatie met een verhoogd frauderisico - is onveranderd. Elkien is een organisatie van openbaar belang (OOB) zonder internationale relaties, werkzaam in één provincie en zonder bonus of target cultuur. Belangrijke bouwstenen voor fraudepreventie zijn aanwezig, zoals een integriteitscode, een klokkenluidersregeling, vertrouwenspersonen, controle-technische functiescheidingen en een goed ontwikkeld risicomanagementsysteem waarin risico’s en beheersmaatregelen zijn beschreven en waarin periodiek controlemaatregelen worden uitgevoerd die, waar nodig, tot bijsturing leiden.

Op basis van de uitgevoerde controles, analyses en gesprekken zijn er geen signalen zijn dat medewerkers van Elkien betrokken zijn geweest bij woonfraude. De processen rondom toewijzing en onrechtmatig gebruik zijn vastgelegd en helder voor betrokkenen en er zijn voldoende beheersmaatregelen ingebouwd. Het risico op frauduleus handelen door eigen medewerkers wordt geminimaliseerd door gebruik van een transparant woonruimte-bemiddelingssysteem, voorzien van  een goed autorisatieschema en door  toepassing van het vier-ogen principe bij uitzonderingssituaties.

Daarnaast besteden we bij Elkien veel aandacht aan culturele gedrag beïnvloedende factoren. Voorbeelden hiervan in dit kader zijn het bespreekbaar maken van problemen en fouten, elkaar aanspreken op (ongewenst) gedrag en voorbeeldgedrag.