8. Interne beheersing en risicomanagement

De financiële relatie tussen corporaties en overheid krijgt vorm door middel van belastingen, zoals de btw, de integrale belastingplicht voor de vennootschapsbelasting, de verhuurderheffing en saneringsheffing, maar ook door wetgeving rondom huur- en toewijzingsbeleid. Daarnaast lopen we het risico dat we extra moeten investeren als gevolg van wijzigingen in de overige wetgeving. Hierbij valt te denken aan verzwaring van de klimaateisen of een bouwverplichting als gevolg van de huidige woningmarktcrisis. De landelijke politiek heeft daarmee een belangrijke invloed op de mogelijkheid tot het uitvoeren van onze strategie. We anticiperen hierop door politieke ontwikkelingen nauwlettend te volgen en door onze financiële positie met risicobuffer continu te bewaken. 

De samenstelling van de bevolking en huishoudens wijzigt. Dit heeft gevolgen voor het type en de grootte van de benodigde woningen. Hierdoor lopen we het risico dat delen van het woningbezit niet meer aan de vraag voldoen. We zien voor Elkien extra risico's doordat in Friesland een verschuiving plaatsvindt van de plattelandsgebieden naar de stedelijke kernen. Hierdoor lopen we het risico op een toenemende leegstand in de krimp-gebieden. We spelen hier op in door het jaarlijks herijken van onze portefeuilleplan op basis van een analyse van de markt, de omgeving en ons bezit in combinatie met de financieel-economische ontwikkelingen. 

We hebben een forse verduurzamingsopgave opgenomen in ons portefeuilleplan, waarbij we uiterlijk in 2050 onze woningportefeuille CO2-neutraal willen hebben gemaakt. Wij monitoren en herijken jaarlijks onze pakketten van duurzaamheidsingrepen om deze energietransitie te realiseren. Echter, gezien de beperkte investeringsruimte zijn wij voor het behalen van deze doelstelling afhankelijk van technische ontwikkelingen die moeten leiden tot goedkopere oplossingen dan met de huidige stand van de techniek mogelijk is. 

We zien de samenstelling in de wijken en buurten veranderen. Dit als gevolg van het feit dat corporaties alleen nog mensen met de laagste inkomens mogen huisvesten, dat ouderen langer zelfstandig moeten blijven wonen, de extramuralisering van de zorg blijft doorgaan en de huisvesting van statushouders toeneemt. Deze ontwikkelingen in combinatie met het ‘doorgeven van armoede op generaties in wijken’ leiden tot het risico van een concentratie van sociale problematiek en een afnemende gedeelde verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid in de wijken. De oplossing van deze maatschappelijke problematiek vraagt om een bredere aanpak. Elkien kiest hierbij de rol van netwerkregisseur om zo, samen met stakeholders en ketenpartners, te werken aan een goed woon- en leefklimaat. 

Als gevolg van de woningmarktcrisis zien we sterk oplopende bouw- en onderhoudskosten. Daarnaast bestaat het risico van een oplopende rente, die ook gevolgen kan hebben voor de disconteringsvoet in de markt- en beleidswaarde, waardoor de waarde van het vastgoed daalt.  In principe zal bij een stijging van de rente de inflatie meebewegen, maar als bij een oplopende inflatie de huren niet (volledig) mee kunnen stijgen vanuit een betaalbaarheidsperspectief, dan ontstaat ook daar druk op het verdienmodel. Elkien heeft in 2021 intensief gewerkt aan het uitwerken van een toekomstbestendig bedrijfsmodel, met heldere kaders om op lange termijn financieel wendbaar te blijven en zich aan te kunnen passen aan steeds veranderende omstandigheden. 

Het gebruik van nieuwe technologieën brengt cyber- en privacyrisico’s met zich mee. In aanvulling hierop leidt strenge regelgeving rondom privacy ertoe dat sterkere controle en bescherming van gegevensverwerking en opslag van persoonsgegevens nodig zijn. Organisatie breed zijn de benodigde maatregelen getroffen om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Elkien onderneemt diverse activiteiten om er voor te zorgen dat er blijvende aandacht is voor het belang van informatiebeveiliging en privacybescherming.  

De krapte op de arbeidsmarkt bereikte eind 2021 recordhoogtes. Voor de inzet van personeel in de bouw- en het  onderhoud heeft Elkien langjarige afspraken gemaakt in het kader van ketensamenwerking. Daarnaast investeert Elkien in aantrekkelijk werkgeverschap om toekomstig talent en leiderschap aan te kunnen trekken. Maar ook in het licht van het behouden en blijven ontwikkelen van de huidige medewerkers om in de toekomst aantrekkelijk te blijven.

Door de bodemdaling die in grote delen van ons land optreedt ontstaat het risico op funderingsproblemen zoals scheuren en verzakkingen van woningen. Ook de huurwoningen in bezit van Elkien kunnen te maken krijgen met funderingsproblemen, daarom inventariseren we momenteel wat de funderingsschade is aan het woningbezit van Elkien voor de komende 5 jaar, de komende 10 jaar en de jaren daarna.  Hiertoe hebben we in 2021 een operationeel systeem geïmplementeerd dat inzicht geeft in de funderingsrisico's per gebied en complex om gedegen afwegingen te kunnen maken. Daarnaast hebben wij in onze meerjarenbegroting hier aanvullende middelen voor opgenomen.  

Elkien koos in het verleden voor het gebruik van derivaten om langjarig te zorgen voor een stabiele lage rente.  Dit is belangrijk omdat we vastgoed waarin we investeren minimaal 50 jaar moeten financieren. Met renteswaps beschermen we ons tegen onverwachte rentestijgingen.  Op een deel van deze swaps is een ‘Credit Support Annex’ (CSA) van toepassing. Dit betekent dat bij rentestijgingen en -dalingen over en weer liquiditeiten gestort moeten worden tussen Elkien en derivatenbanken. Hiervoor houdt Elkien voldoende liquiditeitsbuffers aan en heeft daardoor gedurende heel 2021 voldaan aan de 2% stresstest op de actuele marktrente die de Autoriteit Woningcorporaties hiervoor hanteert.  De afgelopen jaren heeft Elkien haar derivatenportefeuille aanzienlijk afgebouwd waardoor het liquiditeitsrisico fors is verminderd. Elkien voldoet aan de kredietwaardigheidstoets die het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) eist voor borging van financiering. In ons financieel sturingskader hanteren wij bovenop de minimale financiële normen van externe toezichthouders een veilige marge om risico’s te kunnen opvangen. Voor de borgbaarheid van de financiering beoordeelt het WSW, naast de financiële ratio’s, het bedrijfsmodel aan de hand van het “Gezamenlijk Beoordelingskader Aw/WSW’. Elkien voert jaarlijkse ook een eigen beoordeling uit aan de hand van dit kader.  

Elkien heeft bij de bepaling van de belastinglast en -latenties in de jaarrekening een aantal standpunten ingenomen die bij de aangifte over de betreffende verslagjaren door de fiscus zullen worden getoetst. Deze toetsing kan mogelijk tot een discussie met de Belastingdienst leiden, waardoor mogelijk de fiscale last over 2021 en voorgaande jaren en de belastinglatenties nog wijzigen. Elkien heeft haar uitgangspunten gedegen onderbouwd en heeft zich hierbij laten adviseren door externe deskundigen. 

De medewerkers van Elkien werken dagelijks aan ons motto: Samen thuis geven, aan de hand van onze  kernwaarden Samen, Duidelijk, Doen. Integriteit vinden we hierbij belangrijk. Daarom hebben we in 2020 ons integriteitsbeleid geactualiseerd evenals onze ‘meldregeling integriteit’ en hier aandacht aan besteed in de organisatie. Beide documenten zijn te vinden op onze website.

Risico’s rondom fraude en niet-integer handelen, en de beheersing daarvan, zijn onderwerpen die periodiek aandacht behoeven van het bestuur en management van een organisatie. We monitoren fraude gerelateerde risico’s periodiek met behulp van onze risico management tools, en rapporteren hierover aan Bestuur en Raad van Commissarissen. Deze risico’s en de beheersing daarvan zijn onderdeel van het Control & Auditplan dat jaarlijks met de RvC wordt besproken.  

Aanvullend is in 2021 een intern onderzoek gedaan naar de verschillende vormen van mogelijke woonfraude. De conclusie uit dit onderzoek is dat er bij Elkien  geen aanwijzingen zijn die er op duiden dat er woonfraude wordt gepleegd. De processen rondom toewijzing en onrechtmatig gebruik zijn vastgelegd en helder voor betrokkenen en er zijn voldoende beheersmaatregelen ingebouwd. Het risico op frauduleus handelen door eigen medewerkers wordt geminimaliseerd door gebruik van een transparant woonruimte-bemiddelingssysteem, voorzien van  een goed autorisatieschema en door  toepassing van het vier-ogen principe bij uitzonderingssituaties.

Het frauderisico als gevolg van het thuis werken door medewerkers in verband met Covid-19 is beperkt doordat de digitalisering binnen Elkien al vóór het uitbreken van de pandemie toereikend was om het thuiswerken te ondersteunen. Er is door Covid-19 geen bredere toegangsbevoegdheid en/of een gebrek aan functiescheiding ontstaan.

De algemene conclusie uit de integrale frauderisico analyse is dat Elkien niet getypeerd wordt als een organisatie met een verhoogd frauderisico. Belangrijke bouwstenen voor fraudepreventie zijn aanwezig, zoals een integriteitscode, een klokkenluidersregeling, het aanstellen van vertrouwenspersonen, controle-technische functiescheidingen en een goed ontwikkeld risicomanagementsysteem waarin risico’s en beheersmaatregelen zijn beschreven en waarin periodiek controlemaatregelen worden uitgevoerd die, waar nodig, tot bijsturing leiden. 

Daarnaast besteden we bij Elkien veel aandacht aan culturele gedrag beïnvloedende factoren. Voorbeelden hiervan in dit kader zijn het bespreekbaar maken van problemen en fouten, elkaar aanspreken op (ongewenst) gedrag en voorbeeldgedrag. Deze onderwerpen hebben in 2021 organisatie-breed veel aandacht in het cultuurtraject Hart op Weg.