2. Dit is onze RvC

De Raad van Commissaris omarmt de principes van de Governancecode woningcorporaties 2020 en heeft geconstateerd dat in overeenstemming met de Governancecode is gehandeld (pas toe) en is gerapporteerd in dit Jaarverslag. Een tweetal aandachtspunten worden hier specifiek benoemd;

• Elkien heeft een visie op toezicht.  Deze visie is gewijzigd in een visie op toezichthouden en besturen en is begin 2022 vastgesteld.
• Elkien maakt gebruik van de provinciale klachtencommissie van de gezamenlijke Friese woningcorporaties. Door het bestuur is in 2021 verslag uitgebracht over de behandelde klachten.  De behandelde klachten in 2021 zijn begin 2022 met de RvC besproken.

In overeenstemming met de Governancecode en de best practice ter zake evalueert de Raad van Commissarissen zichzelf jaarlijks. De zelfevaluatie van de Raad over 2021 heeft in februari 2022 plaatsgevonden. Vanwege corona was enig uitstel noodzakelijk. De Raad heeft de zelfevaluatie wederom uitgevoerd onder begeleiding van een extern adviseur, ConnectoRR. De leden van de Raad hebben intensief met elkaar gesproken. Er is een actielijst vastgesteld in de vergadering van de Raad van maart 2022. De uitvoering van de actiepunten vindt plaats in 2022.

In 2020 is, na het vertrek van de vorige bestuurder en evaluatie van het bestuursmodel, besloten een tweehoofdig bestuur aan te stellen en de werving op te starten.  De Raad heeft het bestuursmodel uitgebreid geëvalueerd. Daarnaast zijn gesprekken met het MT, de directeur, concerncontroller en bestuurssecretaris gevoerd en heeft consultatie van de OR en huurdersorganisaties plaatsgevonden.  Gekozen is voor een tweehoofdig bestuursmodel waarbij beide bestuurders gelijke verantwoordelijkheid hebben. In het bestuursreglement is geregeld waar de verantwoordelijkheden van het bestuur liggen en hoe besluitvorming tot stand komt.

De profielen op basis waarvan werving heeft plaatsgevonden zijn vanuit dit model opgesteld. Deze profielen zijn eveneens met de interne gremia en de OR en huurdersorganisaties besproken.  De vacatures zijn openbaar gepubliceerd. Bij de werving is een extern bureau ingezet. De werving van de directeur-bestuurder met het profiel financieel-vastgoed heeft geresulteerd in de aanstelling van de directeur Peter van de Weg, en is daarmee met een interne kandidaat ingevuld per 15 januari 2021. De directeur-bestuurder met het profiel Klant & Wonen en algemeen is per 1 juni 2021 ingevuld met de komst van Chantal Droste. De portefeuilleverdeling tussen beide bestuurders is als volg:

Met beide bestuurders heeft een beoordelingsgesprek plaatsgevonden. Het gesprek werd gevoerd door de remuneratiecommissie nadat de commissie de inhoud ervan met de andere RvC-leden had besproken.

Op de bezoldiging van de bestuurders is de WNT van toepassing. De Raad van Commissarissen heeft het bestuur een ambitieuze doch realistische opdracht meegegeven voor 2021. De realisatie van de opdracht is van hoge kwaliteit. De Raad is dan ook uitermate tevreden over de invulling van dit eerste jaar. De Raad van Commissarissen heeft een variabele beloning toegepast over het presteren van de bestuurders, welke in 2021 is uitgekeerd. Overige arbeidsvoorwaardelijke regelingen en kostenvergoedingen volgen de bepalingen uit de CAO Woondiensten en de eigen regelingen voor het personeel.

In 2021 oefende de bestuurder de heer Peter v.d. Weg een nevenfuncties als Bestuurslid VFW uit. Mevrouw Chantal Droste oefende in 2021 geen nevenfuncties uit.

De heer Peter van de Weg heeft in 2021 een totaal van 20 PE punten behaald. Mevrouw Chantal Droste heeft in 2021 42 PE punten behaald.

Per 1 september heeft de Raad mevrouw M. Sulter-Zeinstra herbenoemd.  De herbenoeming is besloten op basis van een evaluatie van de zittingsperiode van 4 jaar, een positief advies van het bestuur en OR en een positieve zienswijze van de Aw.

In mei, juni en oktober hebben themabijeenkomsten plaatsgevonden. In mei en juni is de Raad van Commissarissen geïnformeerd over het toekomstbestendig bedrijfsmodel van Elkien. Bij de themabijeenkomst van juni is de huurdersorganisaties op onderdelen aangeschoven. De RvC heeft uitgebreid kennisgenomen van de uitkomsten. De keuze om de woningen betaalbaar te houden en de huurprijs meer af te stemmen op de kwaliteit (vragen van een huurverhoging bij woningverbetering), de keuze om de kwaliteitsverbetering te verleggen naar meer woningen en een groene kwaliteit (label A of B en nadruk op woningverbetering) waardoor meer huurders een betere woning krijgen, de keuze om op termijn het aantal woningen licht af te laten nemen, overeenkomstig met de bevolkingsafname en de keuze om de financiële polsstok beter te benutten en investeringen en leningen uit te smeren over een langere periode is uitgebreid met de RvC besproken. Daarbij is aan de hand van het bezoek aan de wijk Valeriuskwartier te Leeuwarden in de praktijk gekeken naar consequenties van keuzes die worden gemaakt ten aanzien van het toekomstbestendig bedrijfsmodel. De RvC heeft tevens gereageerd op de voorgestelde koers en naast de risico’s ook gesproken over het positieve beeld dat Elkien hiermee geeft aan haar stakeholders.

In oktober stond de themadag in het teken van de organisatieontwikkeling en de ketensamenwerking met onderhoudsbedrijven en het resultaatgericht samenwerken. De RvC heeft de conceptvisie en organisatieontwikkeling daarop, besproken met het bestuur. In de middag is een bezoek gebracht aan de ketenpartners in onderhoud. Gesproken is over de wijze waarop de ketenpartners de onderhoudsopgave van Elkien invullen door middel van resultaat gericht samenwerken. De laatste ontwikkelingen in ketensamenwerking zijn besproken en er is gesproken over de mogelijke effecten van toekomstige verplichting tot Europees aanbesteden hierop. Daarnaast zijn innovaties in onderhoud en onderhoudsplanning getoond.  

De stakeholderscommissie heeft in april met de huurdersorganisaties gesproken. Onderwerpen die aan de orde kwamen zijn de uitkomsten visitatie 2020, het verkoopbeleid, de samenwerkingsovereenkomst, de bestuurswisseling, Vestia, en de advisering door de huurdersorganisaties. Het jaarlijkse overleg tussen de voltallige RvC en de huurdersorganisaties heeft in oktober 2021 plaatsgevonden. In dit overleg is gesproken over de koers die is ingezet en zijn zorg- en juichpunten gedeeld.

De overleggen met de huurdersorganisaties zijn open en constructief en vinden in een goede sfeer plaats. De aanwezigheid van de huurdersorganisaties éénmaal per jaar bij een themabijeenkomst, draagt hieraan bij.

De Raad van Commissarissen heeft in 2021 tweemaal met de Ondernemingsraad gesproken; eenmaal met en eenmaal zonder de bestuurders. De stand van zaken rond de werving en selectie van het nieuwe bestuur is besproken, de nieuwe samenstelling van de OR, de ontwikkelingen op de afdeling Klant & Wonen en het verloop van medewerkers zijn besproken. Het contact tussen de Raad van Commissarissen en de Ondernemingsraad verloopt open en constructief.

Vanaf 2021 is BDO de accountant van Elkien. PwC is controlerend accountant geweest vanaf het boekjaar 2011. In de Governancecode is een maximale termijn van 10 jaar gesteld voor de controlerend accountant. Elkien heeft derhalve voor de controle over het boekjaar 2021 en daarna, BDO als accountantskantoor benoemd.

De vergadering tussen de Raad van Commissarissen en BDO stonden in 2021 in het teken van kennismaking, het controleplan en de managementletter. De Raad heeft geconstateerd dat BDO met veel kennis van zaken en met nieuwe inzichten het controleplan heeft uitgevoerd.